Cómo empleamos el tiempo de nuestro día a día nos define como seres humanos. Desde cómo nos sentimos, qué hacemos; hasta qué conseguimos en nuestras vidas. Por eso, la forma en que gestionamos nuestro tiempo es tan importante para la vida que llevamos y para nuestra posición en el mundo. Ya sea a nivel individual o empresarial, la gestión eficaz del tiempo es clave tanto para el éxito profesional como para la satisfacción personal. En esencia, representa la habilidad con la que dedicamos las horas del día a nuestras distintas prioridades y obligaciones.

El nivel de eficacia en este proceso depende de una larga lista de factores, tanto internos como externos. Sin embargo, cuanto mejor sea la gestión eficaz del tiempo; mejor podremos alcanzar nuestros objetivos y más capaces seremos de conciliar el trabajo y el ocio.

¿Qué es la gestión eficaz del tiempo?

Saber aprovechar el día a día se refiere a la gestión eficaz del tiempo. De modo que, asignar la cantidad de horas adecuadas a la actividad correcta, puede resultar todo un arte, especialmente si estas emprendiendo. Entonces ¿Una gestión eficaz del tiempo permite a las personas asignar franjas horarias específicas a las actividades según su importancia? Así es. La gestión del tiempo consiste en aprovecharlo al máximo, pues éste siempre es limitado. Pregúntate: ¿Qué actividad es más importante y cuánto tiempo hay que dedicarle para que resulte beneficiosa en nuestras vidas y trabajo? ¿Qué tareas deben hacerse antes y cuáles pueden hacerse después? ¿Cómo puedo dar prioridad a las actividades de mi empresa? Éstas y muchas otras son las interrogantes más comunes a la hora de querer gestionar correctamente el tiempo cuando deseamos emprender sin fallar.

De esta manera…

La gestión eficaz del tiempo es el proceso de planificar y controlar conscientemente el tiempo dedicado a tareas específicas para aumentar la eficacia. Es posible que estés familiarizado con el establecimiento de plazos, la redacción de listas de tareas pendientes y la concesión de pequeñas recompensas por realizar determinadas actividades. Motivarnos para hacer las cosas que tenemos que hacer para hacer las cosas que queremos hacer forma parte de la vida.

Desarrollar buenas rutinas y hábitos para la gestión eficaz del tiempo empieza por saber qué estrategias existen y luego ponerlas a prueba en tu vida. Una buena gestión del tiempo puede conducir a un estilo de vida sano y equilibrado que puede manifestarse como:

• Reducción del estrés
• Aumento de la energía
• Alcance de objetivos de forma más eficiente
• Priorización de lo que es importante
• Lograr más en menos tiempo
• Reducción de la procrastinación
• Aumento de la confianza
• Avance en tu carrera o formación

La base de los métodos de gestión eficaz del tiempo son las habilidades básicas de conciencia, organización y adaptación. Esto significa que ser consciente de tu tiempo, estructurarlo y ajustarlo sobre la marcha es el secreto de una gestión eficaz del tiempo. Las habilidades conductuales son las más importantes para la mano de obra moderna, y las habilidades de gestión del tiempo y la capacidad de establecer prioridades ocupan el segundo lugar en cuanto a la brecha de habilidades.

¿Por qué es importante la gestión del tiempo?

La importancia de la gestión eficaz del tiempo radica en su capacidad para asignar un significado al tiempo, permitiendo a las personas sacar el máximo partido de su propio tiempo. En un contexto empresarial, se utiliza para fijar objetivos y expectativas para las empresas y sus empleados. Una buena gestión del tiempo ayuda a los empleados a realizar un trabajo de calidad y a cumplir sus objetivos con eficacia. La gestión eficaz del tiempo también ayuda a los directivos a entender de qué son capaces los empleados y a fijar objetivos realistas.

Por el contario, una mala gestión del tiempo hace que los empleados no alcancen sus objetivos y realicen un trabajo deficiente, se estresen y se pongan nerviosos, y se queden sin tiempo. Cuando el tiempo se utiliza de forma ineficaz, tiene efectos perjudiciales para los empleados, la dirección y la empresa. La pobreza de tiempo es el resultado de una gestión del tiempo deficiente o inexistente. Las personas se encuentran en este estado cuando tienen demasiado que hacer y poco tiempo para hacerlo. Su vida personal se resiente y se sienten cada vez más abrumados por sus responsabilidades y actividades a pesar de trabajar duro por lo que es imposible que tengan una gestión eficaz del tiempo.

La gestión eficaz del tiempo requiere e incluye…

• Decisiones activas sobre lo que una persona quiere hacer. Sin gestión del tiempo, las personas reaccionan continuamente a los estímulos externos y pierden la sensación de control sobre su trabajo y su vida. Todo trabajo requiere tiempo, pero algunas tareas son más valiosas que otras. Reasignar tiempo al trabajo de mayor valor mejora tanto la productividad como el equilibrio entre la vida laboral y personal. Una buena gestión del tiempo crea un lugar de trabajo más saludable en general.
• Planificación

Para la gestión eficaz del tiempo planifica tu día con antelación. Prepara una lista de tareas y anota las actividades importantes que hay que hacer en un día y el tiempo que hay que dedicar a cada una de ellas. Las tareas de mayor prioridad deben ir en primer lugar, seguidas de las que no requieren mucha atención en ese momento. Completa las tareas pendientes una a una. No empieces un nuevo trabajo si no has terminado el anterior.

• Establece metas y objetivo

Trabajar sin metas ni objetivos en una organización sería similar a una situación en la que el capitán del barco se pierde en el mar. Para la gestión eficaz del tiempo fíjate objetivos y asegúrate de que sean realistas y alcanzables.

• Establece plazos

Para la gestión eficaz del tiempo fíjate plazos y esfuérzate por completar las tareas antes de que se cumplan los plazos. Aprende a responsabilizarte del trabajo. La persona que mejor puede fijar los plazos eres tú mismo.

• Delegación de responsabilidades

Aprende a decir “NO” en el trabajo. No lo hagas todo tú solo, la gestión eficaz del tiempo también depende de la capacidad que tengas de reconocer las tares que no puedes hacer por lo que, se pueden delegar a otra persona.

• Prioriza las tareas

Para una gestión eficaz del tiempo siempre prioriza las tareas según su importancia y urgencia. Las tareas más importantes deben hacerse antes.

• Dedica el tiempo adecuado a la actividad adecuada

Para alcanzar la gestión eficaz del tiempo desarrolla el hábito de hacer lo correcto en el momento adecuado. El trabajo mal hecho no sirve de mucho. No malgastes un día entero en algo que puede hacerse en una hora más o menos.