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Comunicación en el trabajo: ¿Cual es su importancia y cómo mejorarla?

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Tabla de contenidos

Comunicación en el trabajo. El proceso consciente de intercambio de información. Eso que todos necesitamos para relacionarnos con los demás. La misma capacidad que nos permite compartir ideas con otras personas. Porque comunicarse es mucho más que hablar. Y hablar significa compartir un mismo lenguaje. Y tener un mismo lenguaje es necesario para lograr una comunicación efectiva, que es la razón por la que nos embarcamos en este artículo.

Comunicación en el trabajo…

La comunicación en el trabajo es una de las principales preocupaciones en toda empresa. Crear y mantener un ambiente de trabajo positivo es lo que significa una comunicación eficaz en el trabajo. Averigüemos cómo se puede hacer…

A todos nos ha pasado que cuando nos encargan una tarea o salimos de una reunión no tenemos ni idea de qué hacer a continuación. Es bastante común. Según las estadísticas, el 57% de los empleados afirman no haber recibido instrucciones claras y el 69% de los directivos no se sienten cómodos comunicándose con los empleados en general. De las estadísticas se desprende la necesidad de mejorar la comunicación en el trabajo. Pero primero,  lo primero:

¿Qué es la comunicación en el trabajo?

La comunicación eficaz es importante para el éxito y la felicidad

La comunicación en el trabajo es uno de los signos de una cultura de alto rendimiento. El intercambio de información e ideas dentro de una organización se denomina comunicación en el trabajo. Sin embargo, la comunicación eficaz se produce cuando un mensaje se envía y se recibe con precisión. En todos los aspectos de la vida (tanto profesional como personal), la comunicación eficaz es importante para el éxito y la felicidad. La comunicación eficaz en el lugar de trabajo es fundamental para todos los objetivos empresariales.

¿Te has preguntado por qué falla tu empresa? ¿Cuáles son las barreras de la comunicación en el trabajo? Descubre esto y mucho más en las siguientes líneas…

¿Por qué es tan importante la comunicación en el trabajo?

  • Evita la confusión
  • Proporciona un propósito
  • Construye una cultura empresarial positiva
  • Crea responsabilidad

La mejora de la comunicación en el trabajo comienza en la cúpula de la empresa para cumplir sus objetivos. A menudo, la comunicación eficaz en el lugar de trabajo es lo que distingue a un buen líder de uno excelente. La comunicación en el trabajo define los objetivos de la organización y ayuda a los compañeros a colaborar. Es un paso hacia una práctica empresarial fundamental para una plantilla comprometida y productiva. Estudios demuestran que, las empresas clasificaron las habilidades de comunicación como dos veces más importantes que las habilidades directivas. ¿Lo sabías?

Estas son las habilidades que los empleadores buscan mayoritariamente en las nuevas contrataciones, clasificadas en términos de prioridad:

  • Comunicación oral
  • Escuchar
  • Comunicación escrita
  • Hablar en público
  • Adaptabilidad

Es fundamental medir la comunicación para ver qué funciona y qué no, y ajustarla en consecuencia. La comunicación en el trabajo es importante para el crecimiento y el éxito. Permite que todos compartan sus opiniones y puntos de vista y, por ende, se sientan que sus ideas son valoradas.

Entonces… ¿Cómo mejorar la comunicación en el trabajo?

La comunicación en el lugar de trabajo comienza en el individuo, pero no se detiene ahí. La cultura del trabajo, la tecnología y los protocolos pueden influir en la eficacia de la comunicación en el puesto laboral.

¿Deseas un clima laboral efectivo? La comunicación en el trabajo es la clave

Trabajar en un ambiente cómodo y positivo puede motivarte y animarte a ir a la oficina todos los días y producir un trabajo de calidad. Es importante tomarse el tiempo para crear un entorno en el que se sienta seguro para completar el trabajo. Al organizar tu área de trabajo, administrar las tareas correctamente y mantener la comunicación en el trabajo con los miembros de tu equipo, puedes crear un entorno de trabajo productivo.

¿Por qué es importante mejorar tu ambiente de trabajo?

  • Mejorar tu ambiente de trabajo es importante porque te permite sentirte más eficiente, productivo y motivado.
  • Salvaguardar tu entorno, a través de la comunicación en el trabajo y desarrollar una atmósfera positiva puede hacer que te sientas más entusiasmado por asistir al trabajo y completar proyectos.
  • Además, mejorar tu ambiente de trabajo, también ayuda a los empleados a sentirse más capacitados y enfocados, lo que puede aumentar la moral de todos en la oficina.

Consejos para lograrlo…

Es bueno hablar. La comunicación  en el trabajo y en cualquier aspecto de la vida logra establecer las mejores situaciones y estables aspectos jamás considerados, y es que comunicar es un proceso de construcción, desarrollo y evolución. No hay duda de esto. Pero, ¿con qué frecuencia ocurre una comunicación efectiva en el lugar de trabajo? Incluso cuando tenemos las mejores intenciones, las cosas pueden interponerse, el mensaje puede perderse en la traducción o, a veces, puede parecer que nadie está escuchando. Transmitir tu mensaje de manera clara y rápida y tener conversaciones positivas y productivas puede tener un gran impacto en el éxito comercial.

¿Qué dificulta la comunicación efectiva? 5 barreras de la comunicación en el trabajo

Estás a punto de comenzar un viaje conjunto al mundo de la comunicación.

¿Sabes por qué es importante para el trabajo? Porque ayuda a los empleados a comprender lo que se espera de ellos, a coordinar sus esfuerzos y a resolver problemas. Facilita el trabajo en equipo al permitir que los miembros se comuniquen entre sí y compartan información. Sin embargo, a veces, la comunicación se encuentra con algunas barreras que dificultan su efectividad:

  1. Mensajes confusos. Caer en la tentación de los conceptos ambiguos puede generar mensajes confusos en el receptor. 
  2. Inoportunidad. No siempre es adecuado llevar a cabo tus mensajes. Evita hacerlo en momentos de estrés.
  3. Falta de empatía. Sé empático en el momento de lanzar tus mensajes, ten en cuenta los sentimientos de las otras personas. 
  4. Silencio. A veces, es necesario el silencio, pero los empleados valoran cuando se les comunica aquello que no marcha bien. 
  5. Barreras físicas. Ten en cuenta si alguno de tus empleados o compañeros tiene dificultades auditivas, si hay mucho ruido del entorno, etc.

Todos dicen que la comunicación está bien, pero son pocas las personas que le prestan atención plena. Sin embargo, necesitamos comunicarnos para expresar inquietudes, agradecimiento o simplemente para relacionarnos.

¿Quieres mejorar la comunicación de tus empleados? Aplica estos consejos de coaching…

Si la comunicación es tan importante, ¿por qué no nos interesamos más por ella? ¿Acaso es una capacidad que damos por sentada? ¿Creemos conocer todo acerca de ella?

La comunicación en la empresa es un pilar básico con tanto poder que puede contribuir al éxito o al fracaso. Cualquier estrategia depende de cómo se desarrolle la comunicación, porque no es solo palabra hablada, sino conducta. Hay personas que hablan mucho, pero comunican muy poco. Y viceversa. Sin hablar, se puede comunicar mucho, porque comunicar no es partir, es llegar.

Como seres humanos, tenemos una serie de dificultades para llegar a los demás. Una parte de nuestra condición humana hace que nos cueste conectar con el otro porque está enfocada en nosotros mismos. Por ello, no escuchamos y tendemos a buscar nuestro propio espacio.

¿Cómo lidiar con estas dificultades? Presta atención a los siguientes consejos a partir del coaching como herramienta para fomentar la comunicación en el equipo:

  • Sé claro en todo aquello que comunicas.
  • Favorece la comunicación bidireccional.
  • Desarrolla habilidades de colaboración y cooperación.
  • Haz preguntas para asegurarte de que se comprende lo que dices.
  • Practica la escucha activa y aclara cualquier confusión.
  • Sé empático con los demás.
  • Sé conciso y evita el lenguaje técnico.
  • Ocúpate de los problemas por mínimos que sean.
  • Cuida el lenguaje corporal.
  • Encuentra maneras de mejorar la comunicación con el equipo.
  • Sé fiel a los hechos.
  • Pide a los demás que expresen sus opiniones siempre que sea necesario.
  • Conoce dónde comunicarte y sobre qué temas.
  • Utiliza un tono de voz adecuado.

La comunicación en el trabajo no es solo hablar con los compañeros. Son las reuniones de equipo, las sesiones individuales de evaluación, la colaboración con otros departamentos y todo lo que expresas de manera no verbal. 

Formas de mejorar la comunicación en el trabajo:

Trabaje en las habilidades de comunicación individual

Comunicarse eficazmente con los compañeros de trabajo es fundamental para tener una experiencia positiva de comunicación en el trabajo. Si estás tratando de reforzar tus habilidades de comunicación como individuo, te presentamos algunas cosas que debes tener en cuenta cuando interactúas con tus compañeros de trabajo, líderes o empleados:

Presta atención a las señales no verbales

El tono y el lenguaje corporal pueden transmitir mucho más que las palabras y pueden significar un gran avance para la comunicación en el trabajo. Cuando hables con alguien, presta atención a tu tono y a tu lenguaje corporal y al de tu interlocutor. El tono puede ser más difícil de discernir en las comunicaciones basadas en texto. Si te cuesta entender el correo electrónico o la comunicación por chat de alguien, sugiere un método alternativo como la videoconferencia o el encuentro en persona.

Escucha

La comunicación en el trabajo va en ambas direcciones. Practica la escucha activa interiorizando lo que oyes y prestando atención a la intención y la emoción que hay detrás de lo que te dicen.

Proporciona comentarios constructivos

Formar parte de un equipo significa que el trabajo de todos debe ser respetado. Si proporcionas comentarios, mantén un equilibrio entre lo que funciona y lo que puede mejorarse. Los comentarios pueden mejorar o destruir la comunicación en el trabajo.

Participa en las reuniones

Acude a las reuniones preparado, revisando el orden del día o las notas previas para entender lo que se va a discutir y empieza a pensar en cómo puedes contribuir. Presta atención a lo que se dice, toma notas si es necesario, haciendo las preguntas pertinentes.

Entender qué método utilizar

No todos los temas merecen su propia reunión. Cuando tengas algo que comunicar, ten en cuenta su importancia, urgencia y complejidad, y elige el canal adecuado en consecuencia. ¿Tienes un simple recordatorio para el equipo? Un rápido mensaje de grupo o un correo electrónico pueden hacer que se entienda. ¿Necesitas aprender o enseñar a alguien a utilizar una herramienta? Una reunión cara a cara puede ser el mejor método. Puede ser una buena idea establecer prácticas para todo el equipo sobre cuándo utilizar cada canal de comunicación en el trabajo.

Si tu lugar de trabajo necesita algunas actualizaciones tecnológicas, considera la posibilidad de acercarte a tu jefe para ver si la organización está dispuesta a invertir en algunas. Un montón de plataformas de chat, proveedores de correo electrónico y herramientas de videoconferencia pueden mejorar significativamente el flujo de comunicación en el trabajo.

Haz que las reuniones sean eficientes

Los estudios indican que sólo el 50 por ciento del tiempo dedicado a las reuniones es considerado un buen uso del tiempo por los asistentes. ¿La buena noticia? Probablemente haya varias formas de mejorar el funcionamiento de las reuniones en tu organización para optimizar la comunicación en el trabajo. He aquí algunas de las mejores prácticas para que las reuniones sean eficientes y eficaces:

  • Establece un orden del día y unos objetivos para cada reunión. Intente evitar el reciclaje de órdenes del día.
  • Envía el orden del día y otros materiales que se vayan a discutir al equipo con antelación, para que la gente tenga la oportunidad de revisarlos.
  • Invite sólo a las personas que deban ser invitadas.
  • Considera si una reunión es la mejor manera de comunicar algo en primer lugar.
  • Cancela una reunión si no es necesaria.
  • Asegúrate de que el equipo técnico funciona con antelación.
  • Empieza y termina las reuniones a tiempo.
  • Reparte las notas de la reunión después.

La buena comunicación es clave en el trabajo

Hablar con los demás no es fácil. Sobre todo, si son personas con las que compartimos nuestro día a día. Sin embargo, las palabras son ese vehículo necesario para comprendernos y expresar lo que pensamos. Todas esas barreras de la comunicación en el trabajo que impiden la conexión con los demás son un escudo para que nadie se percate de lo que sentimos o pensamos.

Por eso, no debemos dar por sentadas nuestras emociones. La comunicación no es un mensaje en clave. No decir lo que pensamos al resto de compañeros por miedo a equivocarnos, evitar pedir perdón para no parecer débiles… Son muchas las ocasiones en las que nos ponemos una valla que los demás no pueden saltar.

Por el contrario, cuando aprendemos a comunicarnos de forma asertiva y empática, cuando adquirimos habilidades comunicativas y las ponemos en práctica, todo cambia. 

  • Mejora la coordinación y la fluidez en las relaciones humanas en la empresa.
  • Se incrementa la productividad y la eficiencia en las tareas.
  • Nos sentimos satisfechos con nuestro puesto de trabajo.
  • Reducimos los conflictos y malentendidos con el resto de compañeros.

Todo ello requiere escucha activa, conciencia, respeto, aclaración de dudas y retroalimentación. Las claves de una buena comunicación en el trabajo están en la escucha, la claridad y el respeto, pero el camino para conseguirlo puede ser el coaching. Es quien permite a los líderes o empleados tomar conciencia de cómo es su comunicación verbal y no verbal. Les ayuda a tomar conciencia de cómo se comunican aunque no digan ni una sola palabra (a través de los gestos, emociones y estado corporal).

Recuerda…

El líder o empleado aprende del coaching a escuchar de manera activa y empática. Toma conciencia de la importancia que tienen los silencios en la conversación. Pocas veces prestamos atención al silencio, y, sin embargo, al igual que sucede con la música, la clave de la comunicación es dominar el espacio entre las notas, entre las palabras. Es curioso descubrir cómo donde no hay nada está la clave para comprender donde está todo. El coaching también le sirve para aprender la importancia de preguntar en lugar de responder, y a recibir feedback desde la humildad, generando compromiso a través de la interacción con los demás.

No es magia, es una habilidad desarrollada a través de la conciencia y la inteligencia emocional. Solicita más información en ChVmpionMind y rompe las barreras de la comunicación en el trabajo que dificultan el crecimiento.

Estos constituyen diez de los mejores consejos para una comunicación eficaz en el trabajo

Celebrar reuniones cara a cara

Es más fácil comunicar tu pasión y cómo te sientes a tu equipo a través de reuniones abiertas que por correo electrónico. Al reunirse cara a cara, las personas no solo escucharán lo que estás diciendo, sino que también te verán y te sentirán. Este enfoque para concretar la comunicación en el trabajo sigue siendo uno de los mejores para comunicarse de manera efectiva con un equipo y conseguir a partir de ello, los mejores resultados.

Conoce a tu audiencia

Dirige tu mensaje de acuerdo con las necesidades e intereses de tu gente; investiga un poco si es necesario. Escucha atentamente durante la discusión. Haz preguntas para asegurarte de que entiendes de dónde viene la gente. Para mejorar el clima laboral la comunicación en el trabajo es clave, pero funciona mejor si sabes y conoces bien quién es tu audiencia.

Crea un ambiente receptivo

Una atmósfera receptiva te ayudará a comunicarte de una manera mucho más efectiva. Evita a toda costa un ambiente tenso porque cuando te comunicas de una manera demasiado intensa, es posible que tu mensaje no se entienda o  no se retenga bien. La comunicación en el trabajo trae muchos beneficios pero el ambiente que la propicia también debe ser el ideal.

No solo oigas: También escucha

La comunicación en el trabajo es un proceso completo. Escuchar es una habilidad de comunicación importante que no todos tienen. Muchos conflictos en las reuniones son causados ​​por escuchar mal. Para compartir información con otros, necesitas escuchar lo que se comunica. Para aprender a escuchar bien, parafrasea lo que se dijo para mostrar que estás escuchando y para comprobar que escuchaste correctamente. La escucha activa es un excelente mecanismo para ello.

Combina la comunicación verbal y no verbal

Asegúrate de que tus mensajes de comunicación verbal y no verbal estén de acuerdo. Si utilizas comentarios no verbales positivos, como asentir con la cabeza cuando alguien está hablando, acompañado de una postura corporal abierta, ayudarás a que la conversación fluya con mayor fluidez y alentarás a los colegas a participar más libremente en la discusión. La comunicación en el trabajo debe ser cómoda y debe permitir que todos se sientan  seguros para intervenir.

Usa el silencio como herramienta de conversación

La gente se siente incómoda cuando hay silencio. Intentan llenar los espacios en blanco, pero no siempre con comentarios útiles o relevantes. No te asustes cuando se calme. Respira hondo, mantén la calma y aprovecha los silencios con confianza. La comunicación en el trabajo funciona como una conversación cotidiana. Una pausa en el momento adecuado te permitirá enfatizar información importante y asegurarte de que todos estén escuchando.

Identifica conflictos potenciales y manéjalos con diplomacia

Intenta e identifica posibles fuentes de conflicto en una etapa temprana de la reunión o conversación. La comunicación en el trabajo debe ser un proceso de análisis continuo para prevenir situaciones tensas. Si siente que alguien ha entendido mal algo que se está comunicando, habla con ellos lo más rápido posible para evitar que se convierta en una distracción o se convierta en una crisis. Manejar el conflicto con una mente abierta y abstenerse de ataques personales.

Administra el tiempo de manera efectiva

El tiempo puede tener un gran impacto en la forma en que se reciben sus mensajes. Antes de programar una reunión, asegúrate de que sea el momento adecuado. Elegir el momento adecuado para una discusión puede ser tan importante como lo que tienes que decir. La comunicación en el trabajo amerita planificación para una óptima ejecución.

Ofrece retroalimentación positiva

Proporcionar comentarios positivos es una excelente manera de mejorar la comunicación en el trabajo. También ayuda a que las personas lo vean de manera más favorable, genera confianza y fomenta la comunicación abierta. Tener una actitud positiva en general en el trabajo también abrirá la puerta a una comunicación efectiva que incite a las personas a responderte de manera más favorable.

Llegar a una conclusión satisfactoria

Mantente atento a las señales de que la otra persona está lista para terminar la conversación o pasar a otro tema. La comunicación en el trabajo es un proceso arduo de intuición. Asegúrate de terminar la reunión con una nota positiva. Las primeras impresiones son importantes, pero la gente tiende a recordar lo último que se dijo o se hizo durante más tiempo.

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